コラム

Web会議システム導入時に起こったトラブル事例とその回避法

コロナ禍が続く中、外出が制限され出社も制限され、
在宅でのテレワークを急遽導入することになった企業が急速に増えることになりました。
しかしそれと同時に導入時のトラブルも多く、
急速に広まったがゆえに対応しきれない企業が増えています。

 

今回は、Web会議システムの導入を検討している方に、
Web会議システム導入のトラブル事例とその回避法について詳しくご紹介します。

 

Web会議の具体的な仕組み

Web会議とは、オンライン上で多拠点を同時に接続し、場所や時間を問わず、
インターネットを通じて映像や音声、資料の共有などを
行うことができる会議システムの事です。
インターネット環境と接続するパソコンやタブレットなどのデバイスがあれば、
誰でも使用することができる便利なシステムです。

 

過去には、テレビ会議のような、大がかりなシステムが必要な
同時接続会議ツールを導入する企業もありましたが、
今はWeb会議システムを利用することによって簡単に接続することが可能となりました。
ワンタッチで資料を共有したり、動画を配信したり、機能が増えたことにより
インターネットでのWeb会議が行われることが主流となってきています。

 

導入時の具体的トラブル事例

では、Web会議システムを導入した際にどのようなトラブルが起こるのか、
実際の例を挙げて説明していきます。

 

主に4つのトラブルが挙げられます。

  1. インターネットの回線状況が安定せず、音や映像が乱れる
  2. ツールの使用法など通達がうまくいかず、社員に浸透しない
  3. 使用目的とツールの使い勝手が合わず、不便さが目立つ
  4. 会議数や参加者数が設定された規定量を超えている

 

1. インターネットの回線状況が安定せずに音や映像が乱れる

例えば、同時刻に複数のWeb会議が開催されることで
ネット回線を圧迫することになり、音声や映像が乱れたり、
タイムラグが発生したりします。

社内のネット回線を圧迫することは、会議に支障がでるだけではなく、
日々の業務への影響も大きいため、避けるべきでしょう。

このようなトラブルを避けるには、
「同時にできるWeb会議の同時開催数を決めて、社内に通達しておく」
「同時に共有が必要になる資料などはWeb会議上で送信するのではなく
事前にメールや共有ソフトを使用して共有しておく」など、回線を圧迫しない工夫が必要になります。

また、企業が使用している回線が元々Web会議に耐えられるインターネット回線を
使用しているかどうかは導入前に事前にチェックする必要があります。

 

2. ツールの使用法など通達がうまくいかず、社員に浸透しない

Web会議システムを導入する際には、社員向けのシステムに関する説明会や、
実際に使用する際に必要になるマニュアルの作成、
そしてそれを社員に理解してもらうための取り組みが必要になります。

社内に通達される取り組みが行われなければ、どんなにしっかりした会議システムを導入しても、
わざわざ新しいシステムを試してみようという社員は少なく、使用時、社内は混乱してしまいます。
なぜそのシステムを導入するに至ったのかという経緯から
丁寧に説明していくことによって、抵抗なくシステムが受け入れられていきます。

 

3. 使用目的とツールの使い勝手が合わず、不便さが目立つ

Web会議システムと言っても、ツールごとに違いや特徴があります。

ただ単にWeb会議システムを導入したいというそれだけで、
違いや特徴について調べずに導入してしまった場合、
社内のニーズとシステムの特徴が一致しなかったという失敗事例があります。
その結果、不便さや、使いにくさを使用時に感じるようになってしまい、
結果社内にWeb会議システムが浸透しなかったということになる可能性があります。

 

  • どのような目的でWeb会議を開くのか
  • どのような社員が使用するのか
  • どのような機能が必要なのか
  • どのようなデバイスを使った会議が行われるのか

 

しっかり社内調査した上で、ピッタリとニーズに合うシステムの導入を心がけることが必要です。

 

4. 会議数や参加者数が設定された規定量を超えている

このようなWeb会議システムには、同時に開催できるWeb会議の数や
利用人数に制限が設けられているのがほとんどです。
システムを導入する際には、
通常時、同時に開催されている会議数はいくつなのか、
その会議の参加人数は何人程度なのかなど、
会議に参加する社員の方々の日々の会議状況をしっかり調査することが必要になるでしょう。
システムの容量不足で会議が開催できない、
参加できない社員がいるなどのトラブルは避けたいところです。

そのようなトラブルを避けるためにも、最初から許容量はギリギリを選ぶのではなく、
少し余裕を持たせた方がトラブルは少なくて済みます。
しかし、許容量が多い場合はシステム使用料も高額になる可能性があるので、
多ければいいという問題ではありません。
実際の会議開催数と参加人数に少し余裕があるという程度が最も好まれるでしょう。

 

トラブル回避法

次に、Web会議システムを導入する際にトラブルを起こさないためのポイントをご紹介します。

  1. 導入目的と必要な機能を明確にする
  2. 無料トライアルを利用して試す
  3. 社員向けの説明会開催とマニュアル作成

 

具体的な施策となりますので、Web会議システム導入をご検討の方はこちらを事前に行うことをお勧めします。

 

1. 導入目的と必要な機能を明確にする

どのような目的のために、Web会議システムを導入するのか、事前に社内調査することは大変重要です。
もちろん無料トライアル期間を経てその内容について再度精査し、
実際に導入するシステムを決定することになりますが、
その目的や必要な機能を事前にはっきりさせておくことで、
いくつものシステムを試さなけばならないという事態は避けることができます。

 

2. 無料トライアルを利用して試す

社員のニーズ調査をして必要な機能が決まったとは言っても、
いきなり導入して合わなかった、想像と違った、ということは残念ながらよく発生します。
そのような自体にならないよう、多くのWeb会議システム運営会社は、無料トライアル期間を設けています。
説明書やカタログを読んでも実際に使用してみないとピンとこないことは多いですが、
実際に導入して使用感を確かめることで、会社とのマッチング具合を確認することができます。

 

■無料トライアル導入時にチェックすべき項目

  1. 音質や画質は求めるレベルに足りているか
  2. システム導入の目的と製品の特徴はマッチしているか
  3. 会議の同時開催数や参加者数の許容量は足りているか
  4. 使用時の操作は複雑でないか

 

この4項目を無料トライアル期間に確認し、合っていないと感じた場合
別のWeb会議システムに切り替えることをお勧めします。

 

3. 社員向けの使用法の説明会開催時のポイント

Web会議システムの導入に限りませんが、どんなシステムも新しく導入する際は、
必ず社員に向けた使用法の説明会が必要になります。
実際に使用する社員がその有用性と使用法を知らない限り、そのシステムは社内へ浸透しないからです。
また、使用目的や使用方法について社員同士で共通の認識がなければ、
システムの誤用などによってトラブルの原因になることも考えられます。

 

■説明会開催時に最低限説明すべきこと

  1. Web会議システムを導入するに至った目的
  2. 導入されるWeb会議システムの概要説明
  3. 導入されるWeb会議システムの使い方や注意点

 

この三点を踏まえて説明することで、導入後の無駄な混乱は少なくなるでしょう。

 

導入時のポイント

最後に、実際にシステム導入をして運用を開始する際に、
トラブルなく社内で運用するために必要なことについて説明します。

  1. 利用者マニュアルの作成と配布
  2. トラブルなど各種問い合わせ窓口を設置する
  3. 接続のために必要な機器の貸し出しを行う

 

1. 利用者マニュアルの作成と配布

Web会議システムなど、インターネットを利用したオンラインシステムについて抵抗感はないか、
どの程度使用スキルがあるのかは、世代差も大きく、個人差も大きいのが実情です。
ある社員には簡単なシステムに見えるかもしれませんが、
ある社員にとってはとてつもなく難しいシステムのように感じるかもしれません。
誰でも理解できるような利用マニュアルを作成するのは必須事項です。
基本の操作に加え、よくあるトラブル事例について記載しておくとトラブルの問い合わせは減るでしょう。

 

2. 各種トラブルなどの問い合わせ窓口を設置する

利用マニュアルを作成したとしても、
その使用時に起こるトラブルについて完全に説明するのはほぼ不可能です。

もしシステム使用時に何かトラブルが起こったとしてもすぐに対応できる社員を配置して、
マニュアルでは対応できないことでもすぐに解決できるようにしておくと混乱は少なくなります。
そうすることで、トラブル発生を起因としてシステムを嫌う社員の発生を防ぐこともできるようになります。

もちろん、システム導入直後は問い合わせ窓口には質問やヘルプが殺到するかもしれませんので、
事前の説明会で丁寧に使用法を説明することは重要になります。
必要があれば何度も開催すると良いでしょう。

 

3. 接続のために必要な機器の貸し出しを行う

システム自体は、個人が所有する機器（スマホ、タブレット、パソコン等）に
システムをインストールすることですぐに使用することが可能です。
しかし、開催するWeb会議のタイプによっては、
マイクやヘッドセット、スピーカーなどの周辺機器が必要になる場合があります。
個人で所有している社員は良いですが、全ての社員が所持しているとは考えにくいため、
希望者には貸出できる環境を整えておくと良いでしょう。

例えば他社が行っている施策ですと、Web会議システム利用のための
周辺機器を購入した社員に対する費用の一部補助を行っている会社があります。
Web会議システム導入時の社内の混乱を避け、より早い浸透を目指すために効果的です。

 

今注目されているWeb会議システム

今回は、Web会議システムを導入する際に起こった
具体的なトラブル事例とその避け方についてご紹介しました。

コロナ禍によって急速に普及することになったWeb会議システムですが、
各社それぞれ特徴があり、会社に合ったシステムを選ぶのは時に難しく感じることもあるかと思います。

導入検討時には、なぜWeb会議システムを導入するのか、
何のために導入するのか、どんな課題を解決したいのかなど、
目的をはっきりとさせた上で、その目的をクリアできるWeb会議システムを導入するよう心がけましょう。

そして、導入後の社員へのケアもしっかりと行い、
導入時の混乱が極力起こらないような施策を行っていくことが必要です。

 

最後に、Web会議システムの導入を検討されている方に、
今最も注目されているオンライン会議ツール2ndRoomをご紹介します。
Web会議開催時に、毎回URLの発行を行い、
参加者に送付するというWeb会議システムが多く、
その煩わしさに辟易している方も多いのではないでしょうか。
しかし、2ndRoomはURL固定型のため、Web会議開催時、
常に同じリンクを使用することができ、毎回発行する必要がありません。
アプリインストール不要で、難しい操作は一切ないので
誰でも簡単に使用することができます。

 

また、即時通話型のオンライン接客ツール2ndDoorも同時に注目されています。
ワンクリックで簡単にテレビ通話に接続できるシステムなので、
オンライン相談窓口として2ndDoorを導入する企業が増えてきています。

 

どちらも大変使いやすくご好評いただいております。
実際に導入した企業の活用事例もご紹介できますので、
気になった方はぜひ一度資料請求してみてはいかがでしょうか。

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