今までの会議は対面が一般的だったため、オンライン会議に対して抵抗感を持っている人も多くいますが、しっかりと内容を理解すれば大きく業務改善できます。
今までの会議は対面が一般的だったため、オンライン会議に対して抵抗感を持っている人も多くいますが、しっかりと内容を理解すれば大きく業務改善できます
今回はテレワークを導入したい、もしくはオンライン会議について理解したい人に対して、オンライン会議のメリット・デメリットについてわかりやすく解説します。今後の会議をスムーズに実施できるよう、最後までご覧いただけますと幸いです。
目次
Web会議が注目される理由
近年、Web会議が急激に注目されています。注目されるようになった理由は1つではなく多くが重なっています。
ここでは多くの理由の中から厳選した主要な理由について解説します。
新型コロナウイルスの影響
新型コロナウイルスの世界的な大流行の影響とともに、感染拡大を予防するために企業の多くがリモートワークを導入しました。それに伴い、以前に比べてコミュニケーションツール・業務用のツールとしてWeb会議システムへの関心が高まりました。
実際にエンワールドのアンケート調査では、約80％の企業が新型コロナウィルスに対して対策をしており、対策している企業の中の60％以上がリモートワークを実施しています。
また、業務ツールだけでなく、採用自体をオンラインで実施する企業も増えており、採用ツールとしてもWeb会議への注目は高まっています。
情報通信技術が進歩してビジネスがオンライン化
パソコン・スマホ・タブレットなどのデバイスを使用すれば簡単にWeb会議に参加できます。以前は、情報通信技術に不安がありましたが、今は高速通信環境が整っています。さらに、動画をスムーズに処理できる高性能のデバイスが比較的安く購入できるようにもなりました。
従来であれば会議・商談・セミナー開催などはオフラインでしか実施できなかったものが、基本的には無料でWeb会議システムを利用できるようになりました。Web会議システムを利用すれば誰でも簡単にオンライン上で会議を実施できます。
働き方改革への対策
働き方改革のテーマである多様な働き方を達成するためには、Web会議のシステムは必要なツールです。ワークライフバランスを実現するために、通勤時間・無駄なコストを見直す役割からもリモートワークを導入する企業が増加しています。
以前まではテレワーク中のコミュニケーションツールは電話・メールなどでしたが、コミュニケーションレベルが不十分で、業務が円滑におこなえませんでした。
その問題を解決するために、実際に表情・しぐさを見てリアルタイムで会話できるWeb会議の注目が高まりました。
Web会議のメリット
Web会議はうまく活用すれば非常に多くのメリットがあります。今回はWeb会議を実施することによるメリットを徹底解説します。
事前準備（移動や場所確保）の解消
一般的に会議を実施しようとすると会議室への移動・会議を実施する時間や場所などを事前に確保する必要があります。
しかし、Web会議の場合はパソコンなどのデバイス・Webカメラ・ヘッドセット・インターネット環境の4つが整っていれば問題ありません。移動せずにどこでも会議を実施できるため事前の準備がほとんど必要ないのです。
交通費・会場費等のコスト削減
企業が大きくなれば会議の参加者が遠方に住んでいる場合も多くあります。対面の会議を実施しようとすると、遠方に住んでいる従業員の交通費・宿泊費などが必要です。また、会議の規模にあわせて会議室をレンタルする必要があり、これらのコストは高額になります。
しかし、Web会議であれば自宅などで会議に参加できるため交通費・会場費が必要ありません。今までかかっていた高額なコストが削減できます。
会議の所要時間の削減
Web会議はペーパーレスのため、会議資料を印刷するなどの事前の準備を省くことができるとともに、会議の前に情報を共有しておくことも可能です。事前に情報が共有されることで会議の検討内容を考えておくことができるため、効率的に会議を進めることが可能です。
また、緊急を要する会議などの場合でもWeb会議であれば、会議室に向かう必要がなく、インターネット環境とスケジュールさえ合えば参加できます。そのため、1つずつの会議を素早く開催でき、意思決定を早めることができます。
どこからでもリアルタイムに会話できる
電話・メールなどによるコミュニケーションの場合、物事を正確に伝えることができずスムーズに進行できない時があります。画像データなどを送信すれば一定のコミュニケーションは取れますが、意見を交換する際はどうしても多くの時間がかかります。
しかし、Web会議の場合、どこからでもリアルタイムに会話ができるため、情報を同時に複数の人に対して伝えることができます。
プロジェクトの進行速度向上
Web会議は会議の内容をレコーディングできるため、もし会議に参加できない場合でも簡単に見直すことができます。そのため、会議に参加できなかった場合でも内容を詳細に理解できるだけでなく、内容を伝達するために再度会議をおこなうなどの手間を省くことができます。
対面型の会議の場合は、内容を議事録として保管し、会議に参加できなかった場合はその議事録から内容を把握します。しかし、議事録には会議の決定事項のみが書かれており、詳細な内容やその場の空気感などまではわからないため、プロジェクトの内容を完璧に理解することは困難です。
しかし、Web会議はレコーディングされた会議はクラウド上で保存されているため、好きな時間に確認できるとともに会議の臨場感も味わうことができます。会議に参加できなくてもその場にいるような気持ちになるため、次回以降の会議も違和感なく参加でき、プロジェクトをスムーズに進行できます。
多様な働き方の実現
働き方改革・新型コロナウイルスの影響などで、場所を問わずに働ける環境を構築する必要があります。Web会議は出社する必要性もなく、自宅・サテライトオフィスなどからも会議に参加できるため、多様な働き方が実現できます。
企業全体としても積極的にテレワークを取り入れていることをアピールできれば働きやすい環境を求める人材を獲得できます。また、多様な働き方に対応すれば、従業員のモチベーション・パフォーマンスの向上が期待できます。
BCP（事業継続計画）に活用できる
Web会議は災害や感染症予防対策などの緊急時にも有効です。災害時などでは、従業員を普段通り出社させることは困難ですが、少しでも早く業務を進める必要があります。そのような場合、インターネット環境が整っていれば場所を選ばずWeb会議を開催でき、オフィスにいる時と同じように働くことができます。
緊急時だけWeb会議を実施してもスムーズに進めることはできません。普段から積極的にWeb会議を実施し慣れておくと、実際の緊急時においても利用がスムーズです。
人手不足の軽減
日本は少子高齢化が進んでおり、この傾向は今後さらに加速するといわれています。そのため、人材の確保が難しい企業は慢性的な人手不足の状態になります。しかし、テレワーク制度を整えることができれば状況は変わるでしょう。妊娠・出産・育児・介護などで離職してしまった人など、それまでは働き手として考えにくかった人材の雇用継続が可能になります。
また、出社の頻度が少なくなれば、地方の人材を確保できるなど人材不足の問題を軽減できます。
Web会議のデメリット
Web会議のメリットは上記で解説したように多くありますが、メリットだけでなくデメリットも少なからず存在します。
ここでは、Web会議を実施するにあたって存在するデメリットについて解説します。
安定した通信環境が必要
Web会議は、インターネットを経由して音声・映像を届けるため、通信環境が悪い場所で会議に参加すると途中で映像が途切れる・声が聞き取りにくいなどの問題が生じます。
通信環境が不安定なために会議での意思疎通がうまくできないようでは、Web会議のメリットが薄れてしまうため、安定した通信環境を維持することが重要です。
参加者の表情・雰囲気がわかりにくい
Web会議は対面とは異なり、画面・スピーカーから参加者の表情・雰囲気を把握する必要があります。
対面の場合は相手の表情がわかりやすく、その場の雰囲気にあわせて話す内容を変化させることができます。しかし、Web会議は画面上から表情を読み取り、参加者がそこにいると仮定して話す必要があります。
初期費用が必要
Web会議システムの多くは基本プランが無料ですが、必要に応じてシステム課金する必要があります。
そのため、セキュリティ面が心配、会議の開催拠点が多いなどの場合はまとまった初期費用が必要となるケースもあります。
対面会議からオンライン会議をはじめるには
対面会議は多く実施しているため、滞りなく進行できますが、オンライン会議をはじめようと思ってもどのように準備したらいいのかわからないかたは多いでしょう。
実際、対面会議とオンライン会議の準備は大きく異なるため、今回はオンライン会議をはじめるにあたって必要な準備について解説します。
オンライン会議に必要な環境を確認する
ここではオンライン会議を実施するにあたって参加者全員が必要なハード面について解説します。
デバイス
パソコン・タブレット・スマートフォンなど、オンライン環境にできるデバイスを用意します。通信が安定していない場合、音声や映像が途切れるため、高速の光回線の完備・有線LANによる接続にします。
デバイスを用意すればオンライン会議には参加できますが、通信状況を安定させるため、できる限りパソコンから参加するようにしましょう。
マイク
マイクは、有線・無線マイクの2種類があります。無線マイクの場合、ノイズが入る・音声が飛ぶ場合があります。重要な会議の場合、進行をさまたげてしまう可能性があります。
また、パソコンに内蔵しているマイクの場合、周囲の音まで拾ってしまいます。これらのことからマイクは有線マイクの使用をおすすめします。
カメラ
カメラはデバイスに備え付けられたものもありますが、別に専用のカメラを用意することがおすすめです。
カメラを選ぶ際に高画質のものを選ぶと会議で相手の表情がわかりやすくなり、会議をスムーズに実施できます。
オンライン会議のツールを導入する
オンライン会議のツールはクラウド型・オンプレミス型の2つにわけられます。
クラウド型は、サービスを提供する企業が用意したサーバーを利用するため、インターネットにつながる場所ならどこでも利用でき、専用機器や専用サーバーの用意は不要です。そのため、簡単に導入することができ、初期費用の負担も少ない点がメリットです。
一方、オンプレミス型は自社のネットワーク内の専用サーバーにアクセスし、オンライン会議を実施します。専用サーバーを設置するため強固なセキュリティ環境がある・自由にカスタマイズできるなどのメリットがあります。
クラウド型・オンプレミス型のどちらを選ぶかは会議の状況・自社の規模にあわせる必要があります。
接続のテストをする
オンライン会議前に接続のテストを実施することでよりスムーズに会議を進行できます。接続のテストが必要な理由として下記があります。
会議を途中で中断されない
オンライン会議の時間は決まっており、できるだけ効率的に進行することが重要ですが、進行が中断してしまう場合があります。
中断理由が議論の再確認などやむを得ない場合であれば仕方ありませんが、機材トラブルなどが原因で中断することは避ける必要があります。
事前に参加者が接続のテストをおこなえば、不本意な理由で会議の進行をさまたげることを防げます。
環境を整える
参加者の接続状況は、オンライン会議をスムーズに進行できるか大きくかかわります。
接続状況ではカメラの画角で顔がうまく映っていない・マイクの音量が小さい・接続状況が悪いなどの問題が考えられます。しかし、接続テストすることで事前に問題を把握でき、改善した後に会議に参加できます。
会議の進行役とルールを決める
オンライン会議をスムーズに進行するためには、議論の停滞を防ぎ、多くの参加者から発言を聞くために、会議の進行役を決めておきます。
また、事前に議題や目的を明確にする・終了時間を設定しておくなど会議のルールを事前に決めておくと充実した内容の会議をスムーズに進行できます。
Web会議システムの選び方
Web会議を実施するにあたってシステム選びは重要です。しかし、システムは多く存在するためどれを選べばよいのか迷ってしまいます。
そこで今回は、Web会議システムの主要な選び方について解説します。
使用用途で選ぶ
使用用途によってWeb会議システムは大きく変わります。
社内での打ち合わせ・定例会議・取引先との連絡などの小規模会議であれば、無料で提供されているWeb会議システムで十分に対応できます。
一方、多くの場所から参加する大規模な会議・経営幹部向けなど機密性の高い会議は別です。情報漏洩のリスクを少しでも抑えるため通信品質の安定性やセキュリティ機能が高い有料のシステムを利用することが安心です。
セキュリティ要因で選ぶ
Web会議は利便性が高いものの、インターネットを経由し、会議内容をやり取りしているため第三者による不正アクセスには注意が必要です。
そのため、機密性が高い会議の場合は第三者がアクセスできないようにする機能に注目することが重要です。事前登録した端末や、特定のネットワークからしかアクセスできないなど、アクセス制御がどれくらいできるか確認します。
また、クラウド環境独自のセキュリティ対策も確認が必要です。
まとめ：オンライン会議は生産性向上の手段です
いかがでしたでしょうか？
対面会議に慣れている人はオンライン会議なんて面倒だと思うかもしれません。確かにオンライン会議はデメリットも存在しますが、それ以上に多くのメリットが存在するため、会議の生産性を向上させたいなら検討する価値はあります。
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