コロナウイルスの影響から、国内の多くの企業が導入したWeb会議システム。便利なことはわかっていてもなかなか取り入れられない方や
そこで今回はWeb会議に関する基本的な知識をご紹介します。記事の後半にはWeb会議システムを導入するために準備すべきことやWeb会議システムを選ぶポイントについても触れますので、ぜひ参考にしてください。
Web会議とは具体的にどのようなシステムのことをいうのでしょうか？ここからはWeb会議について詳しくご紹介します。
目次
Web会議やオンライン会議とは
Web会議やオンライン会議とは、遠く離れた相手とインターネットを通して音声だけでなく映像も共有できるコミュニケーションツールのことです。
最近ではリモートワークが普及したこともあり、以前のWeb会議システムやオンライン会議と比較して音声や映像の質も向上。そのため、より円滑にコミュニケーションが取れるようになりました。
場所を選ばず気軽にミーティングができるとても便利なツールのため、今後もより一層需要が高まることが予想されます。
Web会議と似たような言葉で、オンライン会議やリモート会議がありますが、実際のところそれぞれに異なる意味があるのでしょうか？ここからはWeb会議、オンライン会議、リモート会議の違いについて詳しくみていきましょう。
Web会議とオンライン会議は、どちらもインターネットを介して音声や映像、データのやりとりを行うコミュニケーションツールです。そのため、両者は単に呼び名が異なるだけで意味合いはまったく同じです。
Web会議かオンライン会議のどちらで呼ぶかは会議ツールを提供するベンダーによって異なると覚えておきましょう。
Web会議（オンライン会議）とリモート会議の違い
Web会議とオンライン会議が同義語であるとわかったところで、ここからはリモート会議との違いについてみていきましょう。
リモートとは、英語で「遠く離れた」という意味を持つ言葉です。そのため、リモート会議とは、遠く離れた人同士がなんらかの手段を使って行う会議のことを指します。
そのため、インターネット以外の手段を使ったWeb（オンライン）会議もこの「リモート会議」に含まれます。しかし、インターネット以外にも、以下のような手段でリモート会議が行われます。
主なリモート会議の種類
- 専用の機器や回線を使用する「テレビ会議」
- 複数人で同時通話を行う「電話会議」
このように、Web会議やオンライン会議はリモート会議の一種であり、リモート会議にはさまざまな種類があるのです。
Web会議を導入することでさまざまなメリットがあります。そこで、ここからはWeb会議が多くの企業に選ばれている3つの理由について詳しくご紹介しましょう。
Web会議が選ばれる理由は、初期投資がそこまでかからずに手軽に導入できることでしょう。
リモート会議のひとつであるテレビ会議の場合、専用の機材を設置が必要です。1箇所設置するだけで数十万〜数百万円ほどの初期費用がかかってしまい、気軽に導入できないというデメリットがあります。
しかし、Web会議の場合はインターネット環境とインターネットに接続できるデバイスさえあれば、すぐにシステムの導入が可能です。Web会議は多くの場合、アプリを利用することがほとんどですので、特別な機材を用意する必要がありません。パソコンはもちろんのこと、タブレットやスマートフォンなどのさまざまなデバイスを使って利用できます。
コストは利用するベンダーやプランによって異なりますが、無料から月額数万円で利用できます。そのため、大企業はもちろんのこと中小企業の方でも導入しやすい会議システムといえるでしょう。
先述したテレビ会議の場合は、テレビ会議の機材のあるスペースからしか利用できないというデメリットがあります。
一方、Web会議システムは、時間や場所を選ばずに利用できるのです。
リモートワーク中のコミュニケーションツールとして活躍することはもちろんのこと、本社と支社など事業所同士の大規模なミーティングにも活用できます。そのため、交通費や出張費の削減も可能です。
このようにWeb会議システムは、働く場所を選ばない働き方改革を推進するだけでなく、業務効率の向上にも大きく貢献しているのです。
テレビ会議や電話会議などのリモート会議の場合、映像や音声のみでしかコミュニケーションが取れませんが、Web会議の場合はそれ以外にもさまざまな機能を活用できます。
Web会議の主な機能
- ファイルの共有機能
- ホワイトボード機能
- デスクトップ共有機能
- 録音・録画機能
インターネット回線を通じたコミュニケーションツールのため、画像やテキストファイルなどを共有することができます。さらに、会議の議事録を書き込めるホワイトボード機能、デスクトップ共有機能、録音・録画機能などもあります。
遠く離れた相手とも円滑にやりとりができる機能が搭載されているため、さまざまな会議のニーズに対応できるのがとても大きな強みでしょう。
ここからはWeb会議を導入するために準備すべき4つの要素について詳しくみていきましょう。
リモートワーク中だけでなく、取引先の社員との打ち合わせのために、オフィス内でWeb会議システムを利用する機会も多くなるでしょう。その際にとても重要なのがオフィス環境を整備することです。
他の社員の業務を妨げないためにも、さまざまな対策が必要です。例えば、オフィス内にWeb会議専用の遮音性の高い個室ブースを設置する、オフィスと離れた場所にWeb会議用のスペースを設けるなどです。
オフィス環境が整備できたら、Webシステムを導入していきましょう。有名なWeb会議としてZoomやMicrosoft Teamなどがあります。無料で利用できるサービスから、月額使用料を支払って利用するサービスまで料金体系やサービス内容は本当にさまざまです。
利用する人数や利用可能時間など、自社のニーズに合致したツールを選んでいきましょう。Web会議システムの選び方については、次の章で詳しくご紹介していきます。
Web会議に必要な機材や道具を準備しましょう。
Web会議に必要な機材や道具
- インターネット接続ができるデバイス
- Webカメラ
- ヘッドセット
- インターネット環境
パソコンやタブレットを使用している場合は、それらの機材をそのまま使うことができます。デバイスにインカメラがついていない場合は、Webカメラを購入しましょう。
デバイスにマイクが内蔵されている場合、ヘッドセットは必ずしも必要なアイテムではありません。しかし、使用することで相手の声がとてもクリアに聞こえること、そして自分の音声もきれいに拾ってくれるというメリットがあります。
社内にはインターネット環境があっても、社員の自宅にインターネット環境が整っていない場合もあるでしょう。企業の機密情報をはじめ、個人情報を多く扱うこともあるため、セキュリティ対策がしっかりとした信頼できるプロバイダーと契約する必要があります。
セキュリティ面で心配な場合は、会社が貸与しているスマホをテザリングして使用する方法もあります。暗号化をしてセキュリティ強化をすることで、大事なデータを守ることができますよ。
マイクやスピーカーなどの機材を設置する際は、設置場所にも注意が必要です。設置場所によっては音がハウリングをしてしまうことがあるからです。マイクとスピーカーに位置を遠ざけることでハウリング対策になります。
また、カメラの撮影範囲を確認することも重要です。機密性の高い書類などが入り込まないよう注意しましょう。
ここからは数多くあるWeb会議ツールを選ぶ5つのポイントについてご紹介します。
POINTその1｜通話・映像の品質
利用するWeb会議システムを選ぶ最も重要なポイントは、音質や映像の質がいいかということです。通信が安定しているシステムは、回線が混雑している際や接続数が増えた場合でも問題なく使用できます。
快適性を確認するためには、多くのシステムが実施している無料トライアルを試してみましょう。利用可能期間などはそれぞれのシステムによって異なりますので確認してみましょう。
POINTその2｜操作性・マニュアルの有無
せっかくWeb会議システムを導入しても、操作しにくいとなかなか定着しないものです。リモートワークがどんどん加速するこれからの時代は、すべての社員がWeb会議システムを利用する可能性があります。
そのため、操作がしやすくマニュアルが完備されているシステムを選ぶようにしましょう。
ビジネスツールとしてWeb会議システムの導入を検討している場合は、セキュリティ対策が十分であるかも確認しましょう。セキュリティ対策がしっかりしているシステムでないと重要な情報が漏洩してしまう可能性が非常に高くなります。
無料で利用できるWeb会議システムもありますが、より安心してシステムを利用するためには有料版のシステムの導入を検討しましょう。
POINTその4｜サポート体制
システムを導入後になにかトラブルが発生した際でも、しっかりとベンダーがサポートしてくれるかどうかも重要なポイントです。そのため、システムを選ぶ際には、導入後のアフターサポートの有無はもちろん、サポート内容もきちんと確認しましょう。
POINTその5｜コミュニケーションを円滑化するための機能
Web会議システムは、音声や映像だけなく、インターネット回線を通してさまざまな機能を利用できます。そのため、自社に必要な機能が搭載されているかどうかを確認することも大切です。
相手の画面を自分のデバイスに表示し操作確認ができるリモート機能や、先ほどご紹介したホワイトボード機能、ファイル共有機能などを利用することで、Web会議をより円滑に効率よく進めることができます。
自社がどのような機能を必要としているかを確認し、その条件にマッチしたシステムを選んでいきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？Web会議システムの基本的な知識についてご紹介しました。リモートワークの効率化を図っていくためにも、Web会議システムはなくてはならない存在です。今回ご紹介したWeb会議システムを選ぶポイントをしっかりと押さえて、自社に最適なツールを選んでいきましょう。
Web会議システムの導入を検討されている方は、ぜひWEB会議ツールおすすめ比較を参考にしてください。「使いやすさ」や「ツール独自性」、そして「オンライン商談向き」など、さまざまな項目別にWeb会議システムをわかりやすく比較しています。これからWeb会議システムの利用をお考えの方はご参考にしてみてください。
